自治会の定期総会等の対応について
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各自治会の総会等の開催にあたりましては、基本的な感染対策を徹底いただきますようお願いします。
新型コロナウイルスの感染拡大を防止するため、多くの方が集まらずに総会を開催する方法として、委任状の活用や書面表決による方法が考えられます。また、それらを組み合わせるなど、各自治会の規約をご確認のうえ、状況に応じた方法をご検討ください。
委任状の活用
自治会員から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です。
集会施設等での総会は人が密集し、至近距離で会話する状況が想定されます。会則にて委任状の定めがある場合、委任状を活用して参加者の人数を最小限にとどめることも一つの方法です。また、定期的に換気を行うなど屋内環境の改善に努めてください。
委任状（参考例）
書面表決
総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。
＜書面表決の進め方＞
一例になりますが、書面表決の進め方についてご案内します。
１．「定期総会書面議決のお知らせ及び書面表決書」と「議案書」を自治会員に配布する。
２．会員から「書面表決書」を提出してもらう。
３．書面表決を集計する。
４．回覧等で結果を会員にお知らせする。
書面表決書（参考例）
書面議決結果報告書（参考例）
※認可地縁団体につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、上記の方法などをご検討いただき、会員の方の安全に配慮したうえで、ご判断をお願いいたします。
なお、会則や規約等に特段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決をおこなうことができます。
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